In questi ultimi giorni si parla spesso (troppo) di smart working, lavoro agile, telelavoro e chi più ne ha più ne metta. I guru sugli argomenti sono tanti, spesso sono persone che dichiarano di lavorare da una vita in smart working, ma dietro si cela chi lavorava da casa perché il suo lavoro era già strutturato in quel modo. La sfida, invece, si fa più interessante per tutte quelle persone costrette improvvisamente a lavorare a distanza. Come organizzare per loro il lavoro? Come continuare a fare vendite pur restando nella sicurezza di casa propria?
Tanti professionisti hanno bisogno di un pc, una connessione e un telefono per poter svolgere il proprio lavoro, questo prima del Coronavirus e sicuramente anche dopo.
Se andiamo nel pianeta “dipendenti” anche qui la parola smart working non assume il suo pieno significato, perché un dipendente che a casa fa le stesse cose che fa in un ufficio non è altro che un dipendente in telelavoro. Leggendo i vari articoli sullo smart working in giro per il web sembra che per poter operare al meglio in questa modalità di lavoro siano cruciali tre cose:
- Il device con il quale lavoro;
- Una buona connessione;
- Le varie piattaforme di interazione.
Sembra tutto molto facile, accessibile e praticabile. Ci stiamo dimenticando di qualcosa? Sì. Cosa? La gestione delle persone a distanza! Il team-management cambia completamente.
Come gestire un sales team da remoto
Proietterò il tutto in un sales team, quindi una squadra di venditori o consulenti abituati ad incontrarsi, ad ascoltare e vedere “live”, ad incontrare i loro clienti fisicamente, ad utilizzare uno strumento che dovrà affrontare una vera e propria sfida nel mondo-a-distanza: la comunicazione.
In che modo un sales manager dovrà comunicare efficacemente con il proprio team e in che modo dovranno comunicare i venditori con i propri clienti?
La cosa peggiore che possiamo fare è utilizzare nuovi strumenti interattivi nella vecchia modalità in house.
Mi spiego meglio: se prima riunivo il mio team in una riunione di un’ora per commentare e vedere insieme le performance consuntivate o i budget da raggiungere, non posso fare la stessa cosa utilizzando una piattaforma per meeting online (io amo particolarmente Zoom) perché ci sono dei fattori molto diversi dallo stare insieme fisicamente:
- Le distrazioni sono maggiori;
- L’asticella della noia nel guardare uno schermo si abbassa ai livelli minimali;
- Le interruzioni dovute alla connessione si sommano alle interruzioni naturali del nostro cervello (le ricerche scientifiche ci dicono che il nostro cervello si scollega e si ricollega quattro volte al secondo).
Tutto questo, sommato alle distrazioni ambientali, renderà le riunioni difficili da seguire. Pensiamoce bene: non solo le tue notifiche del cullare o del PC, ma anche quelle delle persone con cui condividi lo spazio domestico, compagni e compagne che si muovono per casa, figli che giocano, figlie che ascolano musica, cani che abbaiano e così via.
E quello che ho descritto è solo un piccolo scorcio della gestione di un team. Nella gestione dei team a distanza cambiano anche i tempi e le performance delle 4 fasi di vita di una squadra: forming, storming, norming e performing:.
Fonte: SDA Bocconi – School of Management
Assodato che gestire un team a distanza è diverso da un team localizzato andiamo a vedere che approccio utilizzare attraverso gli strumenti a disposizione.
Una delle sfide più importanti che abbiamo nel condurre le persone è mantenere alto il livello di motivazione
Una delle sfide più importanti che abbiamo nel condurre le persone è mantenere alto il livello di motivazione e una delle cose che un buon leader può fare è sorridere alle persone ed essere propositivo anche con il solo atteggiamento.
Come trasmettere queste cose a distanza? Non è difficile ma bisogna essere attenti ai dettagli e devo riuscire a sostituire le emozioni del “luogo” nel mio “luogo-a-distanza”.
Come organizzare un meeting online che funzioni
Ti piacerebbe incontrare il tuo capo o i tuoi collaboratori in stanze buie ogni mattina? Credo proprio di no e questo vale anche per un collegamento video. La cosa peggiore è collegarsi in video con persone che sembrano di stare nell’ombra dell’oscurità! Illumina la stanza dove lavori in modo che quando dovrai collegarti con un tuo cliente possa vederti bene, illuminato e il tuo sorriso e la tua positività possa arrivare dall’altra parte! Non solo dare luce al tuo volto e alle tue espressioni ma anche nel tuo modo di vestire devi trasmettere l’idea che stai lavorando e sei ordinato.
Se i tuoi collaboratori o i tuoi clienti ti percepiranno “come sempre” allora otterrai i risultati di sempre!
La tua voce trasmette la tua passione. È importante fare delle prove audio di come arriva la tua voce e imparare a parlare in maniera chiara alzando un po’ volume (non ti preoccupare se lo alzi troppo tanto sarà il cliente dall’altra parte a gestire il suo volume di entrata).
Gli attuali sistemi di messaggistica ci aiutano a tenerci costantemente in contatto ma attenzione a come li utilizzi. Se devi inviare una comunicazione formale e corposa è sempre meglio utilizzare l’email che viene ancora percepita come un mezzo importante. Utilizza le chat per comunicazioni smart, veloci, per il tuo buongiorno quotidiano e inserisci le emoticon giuste per accompagnare la comunicazione con qualche emozione e sorriso.
Pianifica gli incontri, i meeting online. Non pensare di stare in azienda e poter chiamare le persone in qualsiasi momento. La pianificazione a distanza è fondamentale. Non solo!
Prima di ogni meeting online è fondamentale:
- Condividere ex ante i documenti che saranno in agenda durante il meeting e chiedere che vangano commentati dai membri del team. in questo modo non si parte nella discussione “a freddo “ (a distanza potremmo definirla “a muto”) ma ciascun membro ha la possibilità di elaborare la sua idea e comprendere la posizione degli altri;
- Condividere un’agenda dettagliata di come verrà condotta la riunione, mettendo in evidenza finalità e tempi. Per i tempi ricordati di quanto detto prima;
- Condividere work-in-progress su repository comune in modo da avere consapevolezza di cosa stiano facendo gli altri.
Cosa fare durante il meeting
- Chiedere a ciascun membro di condividere quello che ha fatto nel tempo intercorso dal precedente incontro;
- Aprire la riunione commentando qualche evento o fatto al di fuori del lavoro che possa essere comune a tutti e attivare “il collegamento”.
Come concludere un a riunione online
- Chiudere sempre la riunione con una lista si azione da intraprendere;
- Utilizzare sempre schemi concisi e a punti.
Non dimenticare la creatività
Un’altra componente che non deve mancare anzi deve essere centrale è la creatività. Cosa voglio dire? Ecco un piccolo esempio di creatività a distanza.
In fase di formazione oppure anche per stare mezz’ora insieme in modalità “smile” chiedete ai vostri collaboratori o anche ai vostri clienti come vede il lavoro o il prodotto in questo momento attraverso un disegno. Fatevi inviare il disegno singolarmente e alla fine dell’incontro condividete tutti i disegni in un unico foglio; questo potete farlo anche per la presentazione di un nuovo prodotto o servizio.
Create un momento per un “caffè virtuale”, uno spazio giornaliero per sentirvi e chiedere come sta andando la giornata o anche per un semplice “come stai”.
Nella gestione di un team a distanza c’è un nemico da combattere minuto dopo minuto: l’isolamento. Le persone non si devono sentire lontane e sole.
Come organizzare un meeting con il cliente
Dedico l’ultima parte di questo articolo al contatto con il cliente. Dopo questa fase che stiamo vivendo sicuramente dovranno cambiare molte abitudini, da quelle più banali ad alcune complesse. Tanti venditori hanno fatto della relazione la loro arma vincente e questa non dovrà mai essere cambiata. Cambierà lo spazio delle relazioni ma non la vicinanza alla persona. I clienti “a distanza” daranno ancora più peso alla disponibilità e alla velocità del loro consulente, per questo motivo è vietato aspettare cosa accadrà poi, o rispondere con una delle frasi che io personalmente odio di di più “il periodo è complicato fammi capire prima e poi ti faccio sapere”. Bisogna essere pronti e preparati.
Seneca ha scritto: Non possiamo dirigere il vento, ma possiamo orientare le vele. Non ci resta che cogliere il meglio e imparare ad abituarci anche a nuove modalità di lavoro. Anzi questo potrebbe essere uno dei nostri obiettivi per il 2020.
A proposito di obiettivi e goal, tu hai già fissato quelli per quest’anno?
Se non sai da dove cominciare, puoi farlo da qui: con un modello gratuito!