La fiera è una delle più grandi opportunità per la tua azienda per presentare nuovi prodotti e servizi, consolidare la tua professionalità e accrescere la tua brand awareness. Ecco perché non va trascurato un solo dettaglio della tua presenza alla fiera. Affinché essa sia efficace va curata prima dell’evento in sé, durante e dopo, puntando su una comunicazione dove l’offline e l’online sono perfettamente integrati.
Prima dell’evento fieristico: la promozione
Molti pensano che basti inviare un semplice reminder ai clienti della partecipazione della propria azienda alla fiera ed il gioco è fatto. Niente di più sbagliato.
Anche per quanto riguarda la fiera il cliente va preparato, interessato, attratto con contenuti di qualità. E qui entra in gioco la collaborazione tra offline ed online che possiamo riassumere in questo modo:
Promozione offline
- Invito
- Telefonata
Promozione online
- Paid media (campagne di adwords/campagne social);
- Owned media (promozione attraverso i propri canali quali email, sito, blog, social);
- Earned media (partecipazione alle conversazioni che gli utenti online stanno facendo sulla nostra azienda).
Analizziamoli nel dettaglio partendo dal primissimo step.
L’invito cartaceo
L’invito cartaceo sembra essere abbastanza snobbato nella nostra era digital, sottovalutandone l’importanza e l’efficacia.
Ricevere un invito cartaceo nella propria cassetta postale rimane un indicatore che l’azienda investe in comunicazione e ciò ne accresce la professionalità agli occhi del cliente.
L’invito cartaceo deve trasmettere tutto il valore dell’azienda, quindi è il caso di curare la sua realizzazione nei minimi particolari. Le sue caratteristiche principali devono essere:
- Logo e colori dell’azienda;
- Materiale impiegato: dalla carta pregiata all’involucro;
- Comunicazione che crei engagement: una comunicazione che sia il giusto connubio tra gli obiettivi della tua azienda e le esigenze del pubblico. Deve interessare e allo stesso tempo educare i lettori all’evento che si sta promovendo;
- Contatti aziendali: e-mail, numero di telefono, canali social, ecc.
Dopo aver inviato l’invito, a pochi giorni dalla ricezione è opportuno che segua un follow-up, che può essere, ad esempio una telefonata in cui ti accerti che l’invito sia stato ricevuto e cerchi di fissare un appuntamento in fiera. Questa è un’ottima strategia per far arrivare i clienti all’evento.
Se la telefonata non dovesse avere successo puoi procedere con l’invio di un’e-mail.
Ricordati sempre che una fiera di settore è come uno spettacolo teatrale: hai pochi, rapidi e intensi atti da mettere in scena per attirare un prospect e trasformalo in un cliente.
Passiamo ora alla promozione online.
Inviti digitali e promozione online
Sappiamo benissimo che l’offline e l’online non sono disconnessi tra di loro, ma collaborano. Quindi, in contemporanea all’invio del nostro invito cartaceo puoi iniziare la tua promozione online attraverso vari strumenti, come:
- Campagne sponsorizzate Google Ads;
- Campagne sponsorizzate sui canali social;
- Blog post;
- Landing page;
- Sezioni dedicate all’evento sul sito;
- Innescare un passaparola virtuale che indurrà altri blogger a parlare della tua partecipazione all’evento.
Questa lista ci aiuta a focalizzare l’attenzione su alcuni elementi fondamentali:
- La promozione online non è gratuita, anche se ti potrebbe consentire di impiegare un budget di gran lunga inferiore a quella offline;
- È importante dedicare blog post, ottimizzati in chiave SEO, incentrati sulla tua partecipazione alla fiera, in quanto ti consentirà di attrarre persone interessate che non sono i tuoi diretti clienti;
- Non va sottovalutata la comunicazione sul sito;
- Avere altri blogger che parlano in maniera spontanea e naturale della tua partecipazione alla fiera è determinante per accrescere il tuo valore agli occhi del pubblico.
La fiera: organizzazione dell’evento
Dopo un’accurata promozione online e offline il secondo step riguarda proprio l’organizzazione dell’evento fisico.
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La scelta dello staff presente alla fiera
Scegliere accuratamente chi presenzierà alla fiera è fondamentale ai fini della buona riuscita dell’evento. La presenza di un commerciale che conosca i clienti e sappia come gestirli può essere una scelta azzeccata. Anche la partecipazione di colleghi del customer care, avvezzi a parlare con i clienti e consci dei loro problemi quotidiani, è una scelta avvincente.
Se la fiera avviene a pochi passi dall’azienda è opportuno pensare ad un’alternanza dello staff. Se invece non fosse così, è possibile organizzare il tutto in base alle esigenze e alla tipologia dei tuoi ospiti. Ad esempio, la presenza del capo per gli appuntamenti con i clienti più importanti, può essere una mossa vincente.
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Rapporto con i clienti: anche se è solo uno stand, comportati come padroni di casa
L’attenzione al cliente può essere davvero ciò che fa la differenza. Nel caso in cui i tuoi clienti dovessero venire da fuori città potresti prendere accordi con alcuni alberghi della zona e far sapere ai tuoi clienti che ci sono degli hotel convenzionati a cui si possono appoggiare. Fai in modo di diventare il punto di riferimento dei tuoi clienti!
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Lo stand: struttura e location
Qui siamo arrivati ad uno degli step fondamentali della fiera: il tuo stand. La tua presenza alla fiera è la tua occasione per confermare la tua professionalità e per avere un contatto diretto con i tuoi clienti. Devi quindi essere pronto a mettere in scena la tua performance migliore al pari di uno spettacolo teatrale: sono pochi atti da mettere in scena, rapidi ma intensi per i tuoi clienti. Per questo motivo tutti i dettagli vanno pensati accuratamente.
Location
La location è la croce e delizia di ogni azienda che partecipi ad una fiera: avere un posto in prima fila, nel nucleo centrale della fiera non è sempre possibile. Quindi, in alternativa, è bene tenere a mente alcune regole importanti sulla location:
- Posizionarsi in un punto dove c’è un discreto viavai di gente;
- Tenersi lontani da bagni e bar in quanto sono luoghi affollati, ma la gente non va lì per vedere lo stand. Inoltre, il passaggio continuo potrebbe disturbare i clienti che sono lì perché interessati a conoscere la tua azienda e i tuoi prodotti.
Forma dello stand
Puoi scegliere la forma dello stand che più ti piace a patto che presenti un’apertura verso l’entrata principale della fiera e una corrispettiva dall’altro lato. In questo modo essa si presenterà perfettamente integrata con il flusso di persone e sarà di facile accessibilità. L’entrata dev’essere sufficientemente larga da lasciare le persone entrare nonostante gli eventuali gruppetti che possono formarsi davanti al tuo stand.
Dimensioni dello stand
Due sono gli elementi in base ai quali scegliere la grandezza di uno stand:
- La quantità di prodotti da esporre;
- Lo staff presente in fiera.
Grafica
Il logo e il nome dell’azienda devono essere ben visibili e riconoscibili al primo colpo d’occhio. Per quanto riguarda i colori ciò che conta è il buon senso. Il consiglio è di evitare azzardi e colori troppo sgargianti che potrebbero creare l’effetto contrario, ovvero far desistere il cliente dall’avvicinarsi allo stand.
Luci
Le luci sono fondamentali per illuminare lo stand. É importante quindi che siano tante e posizionate in alto e non direzionate in quanto potrebbero alterare i colori dei prodotti.
Multimedia
C’è chi li ama e chi li reputa inutili. A te la scelta. La loro utilità potrebbe essere quella di creare uno storytelling sulla lavorazione di un prodotto specifico, sui tuoi servizi, sul processo di qualità oppure sull’azienda in generale.
Conclusioni
L’organizzazione e la realizzazione di una partecipazione di un evento fieristico è una tappa fondamentale per la tua azienda.
Esserci nel modo giusto può fare davvero la differenza, consolidare il rapporto con i clienti già acquisiti e farti conoscere dai nuovi.
Nella fase della promozione dell’evento non tralasciare quindi i contenuti di valore attraverso i quali educare i tuoi clienti sull’evento e sul perché esso sia un appuntamento a cui non possono mancare; nella fase dell’organizzazione fai in modo di distinguerti dai competitor tenendo sempre a mente i tuoi visitatori e costruendo per loro un’esperienza serena e rilassante; durante l’evento attivati affinché la tua comunicazione sia efficace e il tuo team presente in fiera collabori e metta il cliente a suo agio.
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Questo articolo è stato originariamente pubblicato il 12/10/2018 e aggiornato il 05/11/2019.