Per qualcuno è scontato, per altri no; c’è chi preferisce la carta, gli archivi polverosi e chi invece ha già adottato un sistema centralizzato per avere tutto a portata di tablet. Gli asset digitali hanno fatto e fanno discutere. Oggi proverò a fare chiarezza spiegandoti: cosa sono, perché usarli e facendo anche un esempio concreto.Lo so, lo sanno tutti, la carta ha e avrà sempre il suo fascino. A scrivere è qualcuno che spesso, in libreria, si trova ancora a chiedersi se quel libro lo vuole sulla mensola o lo preferisce in formato e-Pub, che per avere tutte le situazioni in chiaro prende anche appunti su un taccuino o che talvolta ha bisogno di sottolineare rapporti e documenti. Abitudini affascinati, devo ammetterlo, ma tanto economiche quanto ecologiche e, soprattutto, antiquate. Vecchi modi di fare che cozzano con il mondo di oggi: un universo fatto di internet mobile, di lavori commissionati su internet, mobilità e viaggi frequenti. Uno scenario che nella sua frenesia può spaventare, ma di fatto ci rende liberi. Tanto nella vita privata quanto nella vita lavorativa.
Fatta questa premessa è arrivato il momento di cominciare.
Cosa sono gli asset digitali
Al contrario di quanto possa far presagire il vocabolo inglese, un asset digitale non è nient’altro che un documento digitalizzato di qualsiasi formato. Possiamo definire asset digitali i fogli Excel, un documento di Word, una presentazione PowerPoint, ma anche foto, video, render di progetto, file esecutivi da mandare in stampa, software e così via.
Un asset digitale è nient’altro che un contenuto, frutto di un lavoro, una risorsa condivisa all’interno di una rete aziendale che può appunto accedere ad una mole di documenti, tramite delle parole chiave. Una ricerca semplice e veloce per trovare documenti e file senza fatica.
Cos’è un sistema di digital asset management
Un digital asset management software perciò è un programma in grado di gestire, organizzare questa mole di dati. Un applicativo che può assumere diversi volti, a seconda dell’uso che se ne fa.
Un DAM (Digital Asset Management) può servire ad organizzare file multimediali, è questo il caso dei software usati da media-company e agenzie, a gestire i flussi di lavoro (pensiamo ai project-management software), a organizzare i contatti ottenuti attraverso la ricerca dei reparti vendite e dei reparti acquisti. Per un CRM, gli asset sono proprio i contatti, ottenuti sia attraverso tecniche outbound che attraverso le attività di lead-generation strutturare in ottica inbound.
Che benefici porta da un’azienda
Profilare i benefici del digital asset non è così scontato come possa sembrare. Se un DAM può avere diverse funzioni a seconda del core-business che un’impresa ha, succede lo stesso quando parliamo dei pro di queste nuove tecnologie. Esistono, tuttavia, delle caratteristiche in comune.
- Accesso diretto, anche da remoto, a file sempre aggiornati
- Controllo degli accessi e dei processi sugli asset
I tuoi file, ovunque con te. Il tuo team costantemente aggiornato
Immagina che, mentre i tuoi sales sono in giro a proporre i tuoi prodotti, in magazzino ci sia un’improvvisa variazione delle disponibilità. Il tuo sales, Paolo, prende l’ordine e solo quando sincronizza il terminale scopre che l’azienda non potrà fornire quanto richiesto in tempi stretti. Il danno di immagine è palpabile.
Oppure, cosa succederebbe se mentre ti rechi da un cliente, questi ti chiedesse di fare una modifica al progetto del suo cantiere? Rischieresti di dover rimandare l’appuntamento e ripianificare. I tuoi collaboratori, in studio, potrebbero lavorare velocemente alla richiesta ma quanto tempo ci metterebbero a condividere un render con WeTransfer? Troppo!
Un DAM al contrario ti consente di avere ogni file, ogni folder sempre aggiornato. Che tu sia in ditta o in giro per meeting, eventi o fiere sarai costantemente collegato alla tua postazione. Su ogni dispositivo (PC, tablet o smartphone) avrai a disposizione la tua scrivania e il tuo ufficio, archivio incluso.
Come procede il progetto? Follow-up continuo di ogni dipartimento
La vita di un imprenditore, o di un manager, è fatta di molti spostamenti. Tra la sede principale a quella periferica; tra la proprietà e gli uffici di clienti o fornitori. Il rischio, quando si parla di operazioni lunghe e complesse, è quello di perdere il bandolo della matassa e di dover delegare qualcuno che rapporti quotidianamente sullo stato dei lavori. Ovvio, le chat di gruppo aiutano, ma certe cose le devi vedere per capire se funzionano. Perciò al venerdì sera, dopo una settimana di trasferte, quel salto in azienda lo devi proprio fare, costringendo agli straordinari uno dei tuoi collaboratori che cercherà di fuggire quanto prima: il week-end è alle porte e lui vuole andar via.
Puoi evitare situazioni spiacevoli come queste e restare aggiornato in ogni momento, accedendo da remoto ai file e vedere come vengono modificati in diretta. Potresti interagire con il team, attraverso le chat del file, inserire commenti o, magari, con un colpo di telefono ai tuoi colleghi per dare qualche dritta. In treno, in sala d’attesa, il DAM software è l’accesso diretto alla sala operativa del tuo business. Per non smettere mai di dare il tuo contributo ai work-in-progress o di controllare l’avanzamento.
Per ogni budget il suo sistema
Quando si parla di digital transformation, di digitalizzazione dei sistemi o di qualsiasi argomento connesso a software e hardware, la domanda sorge spontanea: posso affrontare l’investimento?
Le cifre possono variare, quasi abissalmente, a seconda delle tue esigenze, dei bisogni del tuo staff e del tuo business. Ci sono aziende che investono grossi capitali nell’acquisto di sofisticati sistemi gestionali; ad altri basta un server ibrido (cloud-based e fisico) per caricare progetti in velocità e allo stesso tempo avere l’accesso ovunque.
Insomma: pensare che un digital asset potrebbe fare per te, ma costa troppo, a prescindere, è sbagliato. Cerca invece di capire di cosa tu abbia bisogno e, se non sai farlo in autonomia, lasciati aiutare.
Digital Asset Management all’opera. Un esempio pratico
Ho già immaginato qualche scenario prima, ma preferisco farti un esempio concreto, basato su esperienze vissute.
Poniamo che tu sia l’amministratore delegato di una società che produce vini e che voglia commercializzare una linea ad edizione limitata: pochi pezzi destinati solo al mercato B2B. La tua forza vendita è composta da una serie di agenti di commercio monomandatari che gestiscono le proprie zone e che, perciò, non rientrano quotidianamente in azienda. Hai una decina di collaboratori in giro per l’Italia e per loro è complicato emanare un ordine via e-mail al tuo ufficio. D’altra parte tu ricevi costantemente richieste da nuovi potenziali clienti che vogliono vedere, assaggiare il prodotto. Alcuni di loro fanno parte delle tue zone coperte dai tuoi agenti perciò devi trovare una soluzione anche a questo problema: passargli rapidamente i prospect. Per farla semplice: devi creare un collegamento stabile e duraturo con i tuoi sales che devono parlare con il commerciale e l’ufficio ordini. Facilmente, senza troppo giro di e-mail o messaggi Whatsapp.
Quello che ti serve è perciò un software multipiattaforma che ti consente di passare i nuovi lead ai vari addetti, assegnare a tutti i tuoi colleghi delle task, collegarle ad un flusso di lavoro, che può prevedere diversi step. Fin qui, potresti riuscire a cavartela con un ottimo CRM, come quello offerto da HubSpot. Per la gestione ordini, devi preoccuparti di investire in un software gestionale che possa permettere all’ufficio ordini di organizzare le evasioni e quindi al Product Manager – così come alla produzione – di aggiornare costantemente i programmi, prevedendo anche l’acquisto di eventuali materie prime.
Tutti i dipartimenti sarebbero così in comunicazione tra loro, non solo ai kick-off o alle riunioni mensili. Comodo, no?
Come scegliere il giusto Digital Asset Management software
Le aziende, lo sai bene, sono organizzazioni complesse, che hanno tantissime esigenze. Non tenere conto di questo fattore nella scelta di un DAM sarebbe un errore imperdonabile. È necessario tenere a mente gli obiettivi del tuo business, ma anche le richieste della tua clientela e le difficoltà che la tua attività affronta giorno dopo giorno.
Allora? Qual è la risposta?
Talvolta tocca unire le forze. Magari scegliere diversi DAM che siano in grado di interfacciarsi, parlarsi e integrarsi alla perfezione. Non temere: ottimizzare la tua vita aziendale è comunque un processo step-by-step che va costruito con calma e strategia.
Anche tu hai deciso di digitalizzare la tua azienda?
Comincia un passo alla volta ponendoti i giusti obiettivi!